กรณีศึกษาบทที่3

คำถามกรณีศึกษา
1.การใช้แนวคิดเชิงระบบ ได้ช่วยให้บริษัทแก้ปัญหาทางธุรกิจได้อย่างไร
ตอบ 

แนวคิดเชิงระบบ (Systems Approach)

จากตัวอย่างที่เกี่ยวกับการใช้อินเทอร์เน็ตและเว็บไซท์ แสดงถึงการปฏิวัติการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในวงการธุรกิจ จากการคิดค้นของบริษัทวิจัยการตลาดของ NFO โดยใช้เครื่องมืออำนวยความสะดวกในการสนทนาบนอินเทอร์เน็ตของ TalkCity ซึ่งจะเห็นได้ว่า เทคโนโลยีสารสนเทศช่วยในการทำงานของกลุ่มเป้าหมายออนไลน์ ช่วยในการพัฒนาสินค้า ช่วยสนับสนุนด้านลูกค้าหรืองานอื่นๆ ระบบสารสนเทศบนอินเทอร์เน็ตจึงเป็นสิ่งจำเป็นในชีวิตประจำวันและเพิ่มบทบาทในธุรกิจ เทคโนโลยีสารสนเทศสามารถช่วยให้ธุรกิจทุกประเภทปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผลในขั้นตอนการทำงานของธุรกิจให้ดียิ่งขึ้น ทั้งการจัดการด้านการตัดสินใจ และการร่วมมือในการทำงานเป็นกลุ่มให้เกิดความแข็งแกร่งในการต่อสู้ในเชิงธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว เทคโนโลยีสารสนเทศบนอินเทอร์เน็ตและระบบสารสนเทศจะกลายเป็นส่วนสำคัญของความสำเร็จภายใต้สิ่งแวดล้อมทางธุรกิจที่มีการเคลื่อนไหวอยู่ตลอดเวลา

รูปที่ 3.1 การใช้ระบบเพื่อเข้าถึงการแก้ไขปัญหา แสดงให้เห็นงานที่สำคัญที่เกี่ยวกับการพัฒนาระบบการแก้ไขปัญหาทางธุรกิจ นอกจากนี้ยังแสดงให้เห็นว่าสามารถที่จะย้อนกลับไปยังขั้นตอนก่อนหน้านี้ได้

กระบวนการแก้ไขปัญหาของบริษัทซีร๊อกซ์ (Xerox) ขั้นตอน คำถามที่ต้องการคำตอบ ความอธิบาย / ขยายความ สัญญา / ความครอบคลุม อะไรคือก้าวต่อไปที่ต้องการที่จะไปให้ถึง 1. กำหนดและเลือกปัญหา อะไรที่ต้องการเปลี่ยนแปลง ปัญหามากมายที่ต้องพิจารณาถึง กำหนดประเด็นปัญหาให้ชัดเจน กำหนดความต้องการให้ตรงกัน กำหนดช่องว่าง ความต้องการที่เฉพาะเจาะจง อธิบายในรูปแบบที่เห็นภาพได้ชัดเจน 2. วิเคราะห์ปัญหา อะไรที่กั้นไม่ให้ไปถึงจุดที่ต้องการได้ มีเหตุที่มีโอกาสที่จะพัฒนาได้มากมายที่ต้องกำหนดออกมา กำหนดกุญแจของเหตุที่สำคัญและแจกแจง เอกสารที่แสดงกุญแจของเหตุที่สำคัญและกำหนดระดับ 3. ทำให้เกิดแนวทางแก้ไขปัญหาที่มีประสิทธิภาพ จะทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงได้อย่างไร มีความคิดในการแก้ไขปัญหามีมากมาย นำวิธีการที่มีประสิทธิภาพออกมาวิเคราะห์ให้กระจ่าง กำหนดรายการแก้ไขปัญหาออกมาเป็นหัวข้อ 4. เลือกแผนการแก้ไขปัญหา อะไรคือทางที่ดีที่สุด - มีหลักเกณฑ์มากมายในการประเมินทางแก้ไขปัญหาอย่างมีประสิทธิภาพ - มีความคิดมากมายที่จะนำไปใช้และประเมินทางแก้ไขปัญหาที่ได้เลือกไว้ - ร่วมกันกำหนดหลักเกณฑ์ที่ใช้ในการประเมินก่อน - นำไปใช้และประเมินผล - วางแผนในการทำและตรวจตราดูการเปลี่ยนแปลง - วัดผลตามหลักเกณฑ์เพื่อการประเมินประสิทธิภาพของแนวทางแก้ไขปัญหา 5. นำแนวทางแก้ไขปัญหาไปใช้ ได้ทำตามแผนที่วางไว้หรือเปล่า นำแผนการในอนาคตที่ได้ตกลงร่วมกันไว้แล้วไปใช้จริง วางแนวทางแก้ไขปัญหา 6. ประเมินทางแก้ไขปัญหา ได้แก้ปัญหาได้ดีแค่ไหน ประสิทธิภาพของแนวทางการแก้ไขปัญหาที่ได้ตกลงกันไปแล้ว - กำหนดปัญหาที่ยังมีอยู่ - แจกแจงปัญหาที่ได้รับการแก้ไขไปแล้ว - กำหนดข้อตกลงเพื่อแก้ไขปัญหาต่อไป

รูปที่ 3.2 บริษัทซีร็อกซ์นำแนวคิดเชิงระบบเข้าไปใช้ในกระบวนการแก้ไขปัญหาได้อย่างไร

กำหนดปัญหาและแนวทางการแก้ไข (Defining Problems and Opportunities)

ปัญหาและแนวทางแก้ไขได้ถูกกำหนดให้เป็นขั้นตอนแรกของแนวคิดเชิงระบบ ปัญหา สามารถให้คำจำกัดความได้ว่าเป็นภาวะพื้นฐานที่ทำให้เกิดผลลัพธ์ที่ไม่ต้องการ แนวทางแก้ไข คือ ภาวะพื้นฐานที่แสดงให้เห็นถึงศักยภาพที่จะทำให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ สัญญาณบอกเหตุจะต้องแยกออกจากคำว่าปัญหา โดยสัญญาณบอกเหตุ (Symptoms) หมายถึง ปัญหาสำคัญที่ยังไม่เกิดขึ้นจริงแต่มีแนวโน้มว่าจะเกิด ตัวอย่าง สัญญาณบอกเหตุคือยอดขายสินค้าของบริษัทลดลง ปัญหาคือพนักงานขายต้องเสียยอดการสั่งซื้อสินค้าเพราะไม่สามารถได้รับข้อมูลเรื่องราคาสินค้าที่เป็นปัจจุบันและไม่ได้รับสินค้าตรงเวลา โอกาสในการแก้ไขคือสามารถจะเพิ่มยอดขายได้ หากพนักงานขายสามารถรับใบเสนอราคาและสินค้าอย่างรวดเร็ว

การคิดอย่างเป็นระบบ (Systems Thinking)

การคิดอย่างเป็นระบบ ทำให้เข้าใจปัญหาและโอกาสในการแก้ไขที่ดีที่ส ุ ด ปีเตอร์ เซนก์ นักเขียนและที่ปรึกษาทางด้านการจัดการ เรียกการคิดอย่างเป็นระบบว่าเป็น กฎข้อที่ 5 (T he Fifth Discipline) เซนก์กล่าวว่า การจัดการคิดอย่างเป็นระบบไปพร้อมกับกฎข้ออื่นๆ ได้แก่ การควบคุมตนเอง ( Personel Mastery) การไม่อคติและไม่ท้อแท้ (Mental Models) การแบ่งปันวิสัยทัศน์ร่วมกัน (S hared Vision) การเรียนรู้เป็นทีมงาน (Term Learning) เป็นสิ่งที่จะช่วยเติมเต็มความสามารถของบุคคลและความสำเร็จในธุรกิจของโลกที่มีแต่ความเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา โดยเปรียบเทียบกับสำนวนที่ว่า การมองป่าคือการมองเห็นต้นไม้ทุกๆ ต้นในป่า โดย •  เมื่อเกิดเหตุการณ์ขึ้นมา ให้มองเห็นความสัมพันธ์ระหว่างระบบ •  เมื่อเกิดการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้น ให้มองเห็นกระบวนการเปลี่ยนแปลงระหว่างระบบ

รูปที่ 3.3 แสดงให้เห็นภาพการคิดเป็นระบบ ซึ่งช่วยให้เห็นองค์ประกอบและความสัมพันธ์ซึ่งกันและกันของระบบในหลายๆ สถานการณ์

รูปที่ 3.4 ควรจะทำความเข้าใจปัญหาของการขายหรือโอกาสในการแก้ไข ด้วยการกำหนดและประเมินองค์ประกอบ

หนทางที่ช่วยฝึกฝนการคิดและการมีมุมมองอย่างเป็นระบบ ให้ลองค้นหาระบบหลัก ระบบย่อย และส่วนประกอบของแต่ละระบบในบางสถานการณ์ และมองอย่างเป็นระบบทั้งในเรื่ององค์ประกอบของ การนำเข้า (input) กระบวนการ (Processing) ผลลัพธ์ (Output) ผลสะท้อน (Feedback) และการควบคุม (Control)

การพัฒนาทางเลือกในการแก้ปัญหาอื่นๆ (Developing Alternative Solutins)

มีแนวทางในการแก้ปัญหาหลายวิธี อย่าใช้วิธีการแก้ปัญหาเพียงวิธีเดียวหลังจากที่กำหนดปัญหาอย่างเร่งรีบ เพราะมันจะจำกัดทางเลือกของคุณและขโมยโอกาสในการวิเคราะห์ข้อได้เปรียบและข้อเสียเปรียบของทางเลือกอื่นๆ และคุณยังเสียโอกาสในการรวบรวมข้อดีของแต่ละแนวทางอีกด้วย แหล่งข้อมูลที่ดีของทางเลือกอื่นๆ จะได้จาก ประสบการณ์ หรือแนวทางที่เคยใช้ได้ผลมาแล้วในอดีต อีกแหล่งข้อมูลหนึ่งก็คือ คำแนะนำจากคนอื่นๆ รวมทั้งคำแนะนำจากที่ปรึกษาและจากระบบผู้เชี่ยวชาญ (Expert Systems) คุณควรใช้ทักษะในการแสวงหาวิธีการใหม่ๆร่วมกับแนวทางการแก้ไขปัญหาอย่างสร้างสรรค์ โดยพิจารณาถึงข้อจำกัดทางด้าน การเงิน บุคลากร และทรัพยากรของบริษัท อันจะทำให้มองเห็นทางเลือกที่จะทำให้เป็นจริงได้

ประเมินทางเลือกในการแก้ไขปัญหาอื่น (Evaluating Alternative Solutions)

เมื่อทางเลือกในการแก้ไขปัญหาได้ถูกพัฒนาขึ้น ให้ประเมินหาข้อสรุปหาวิธีทางในการแก้ไขปัญหาใดที่ตรงกับความต้องการของธุรกิจและความต้องการของบุคลากรมากที่สุด ความต้องการ (Requirement) เหล่านี้คือกุญแจสำคัญที่จำเป็นต่อความสำเร็จทั้งด้านบุคลากรและธุรกิจ

การเลือกแนวทางการแก้ไขปัญหาที่ดีที่สุด (Select the Best Solution)

เมื่อประเมินแนวทางในการแก้ไขปัญหา คุณสามารถเริ่มกระบวนการคัดเลือกแนวทางแก้ไขปัญหาที่เหมาะสมที่สุด โดยสามารถประเมินเปรียบเทียบจากหลักเกณฑ์เดียวกัน เช่น สองทางเลือกในแผนรูปที่ 3.5 สามารถตรวจสอบและให้คะแนน เพื่อเลือกและปฏิเสธโดยขึ้นอยู่กับเกณฑ์ในแต่ละหัวข้อหรือคะแนนโดยรวม หลักเกณฑ์ น้ำหนัก ทางเลือก A คะแนน ทางเลือก B คะแนน การนำเข้าข้อมูลการขายโดยพนักงานขายที่ใช้คอมพิวเตอร์ Labtop เชื่อมต่อกับเครือข่ายอินทราเน็ตของบริษัท การนำเข้าข้อมูลการขายโดยการใช้ฟอร์ม Optical Scanning ส่งทางไปรษณีย์ถึงศูนย์ข้อมูลโดยพนักงานขาย ค่าใช้จ่ายในการเริ่มต้น 20 1 ล้านเหรียญสหรัฐ 12 1 แสนเหรียญสหรัฐ 18 ค่าใช้จ่ายในการดำเนินการ 30 1 แสนเหรียญสหรัฐต่อปี 25 2 แสนเหรียญสหรัฐต่อปี 20 ความง่ายในการใช้งาน 20 ดี 16 พอใช้ 12 ความถูกต้อง 20 ยอดเยี่ยม 20 พอใช้ 6 ความน่าเชื่อถือ 10 ยอดเยี่ยม 10 ยอดเยี่ยม 10 คะแนนรวม 100 83 6 สรุปข้อได้เปรียบและ ผลประโยชน์ ค่าใช้จ่ายในการดำเนินการต่ำ ใช้งานง่าย มีความถูกต้องและน่าเชื่อถือ ค่าใช้จ่ายในการเริ่มต้นต่ำ และมีความน่าเชื่อถือ สรุปข้อได้เปรียบและ ค่าใช้จ่าย ค่าใช้จ่ายในการเริ่มต้นสูง ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานสูง ใช้งานยากและไม่ค่อยน่าเชื่อถือ รูปที่ 3.5 ตัวอย่างของการเลือกแนวทางในการแก้ไขปัญหา จากเกณฑ์ความถูก ทางเลือก B ได้คะแนนความถูกต้องต่ำกว่า 10 คะแนนและได้คะแนนรวมต่ำ จึงถูกตัดทิ้ง ทางเลือก A จึงได้รับการเลือก การออกแบบและนำแนวทางในการแก้ไขปัญหาไปใช้จริง (Design and Implementing a Solution) เมื่อเลือกแนวทางในการแก้ไขปัญหาแล้ว จะต้องมีการออกแบบและนำไปประยุกต์ใช้จริง โดยอาศัยผู้ใช้ เจ้าหน้าที่เทคนิค เพื่อช่วยในการออกแบบรายละเอียดและการนำไปใช้ โดยปกติการออกแบบรายละเอียด (Design Specifications) จะกำหนดรายละเอียดในด้านต่างๆ ทั้งประสิทธิภาพของบุคลากร ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ แหล่งข้อมูล และงานที่จะต้องทำเมื่อมีการใช้ระบบใหม่ แผนการนำไปประยุกต์ใช้ (Implementation Plan) ที่กำหนดแหล่งข้อมูล กิจกรรม และระยะเวลาสำหรับขั้นตอนการนำไปใช้ที่เหมาะสม ดังนั้นการออกแบบรายละเอียดและแผนการนำไปประยุกต์ใช้สำหรับระบบการส่งเสริมการขายด้วยคอมพิวเตอร์ ควรประกอบด้วย •  ประเภทและแหล่งของคอมพิวเตอร์ฮาร์ดแวร์ และซอฟต์แวร์ที่ต้องจัดหาสำหรับพนักงานขาย •  ขั้นตอนในการสนับสนุนระบบการขายใหม่ •  การฝึกอบรมพนักงานขายและพนักงานอื่นๆ •  การปรับระบบเดิมเข้าสู่ระบบใหม่ และกำหนดตารางเวลาในการนำไปใช้จริง การประเมินหลังการนำไปใช้ (Postimplementation Review) ขั้นตอนสุดท้ายของแนวคิดเชิงระบบ คือ การตระหนักว่าแนวทางแก้ปัญหาที่นำไปใช้อาจล้มเหลวได้ ในโลกแห่งความเป็นจริงอาจมีสิ่งที่ไม่คาดคิดเกิดขึ้นได้แม้ว่าวิธีการนั้นจะถูกออกแบบเป็นอย่างดีก็ตาม ดังนั้น ผลที่ได้จากการนำวิธีการแก้ปัญหาไปประยุกต์ใช้ควรถูกจับตามองและประเมิน เรียกขั้นตอนนี้ว่า กระบวนการทบทวนหลังการนำไปใช้ เป้าหมายคือการหาข้อสรุปของการนำไปใช้จริงที่เป็นไปตามวัตถุประสงค์ หากไม่ใช่ แนวคิดเชิงระบบจะให้ย้อนกลับไปยังขั้นตอนก่อนหน้านี้และพยายามหาหนทางให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ต่อไป การใช้แนวคิดเชิงระบบ (Using the Systems Approach) ลองนำแนวคิดเชิงระบบมาประยุกต์สู่แนวทางแก้ไขปัญหากับบริษัทที่กำลังเผชิญหน้าอยู่ในโลกธุรกิจ อ่านกรณีศึกษาและร่วมกันวิเคราะห์ โดยใช้แนวคิดเชิงระบบแก้ไขปัญหาในแต่ละขั้นตอน ตัวอย่างกรณีศึกษา Auto Shack Stores: การแก้ไขปัญหาทางธุรกิจ (Solving a Business Problem) Auto Shack Stores เป็นสาขาของร้านขายชิ้นส่วนรถยนต์และประดับยนต์ในรัฐอริโซนา มีสำนักงานใหญ่อยู่ที่เมืองฟินิกซ์ มี 14 สาขาในระยะเวลา 10 ปี พบปัญหาอัตราการเติบโตของยอดขายตกลงเมื่อเทียบกับที่คาดการณ์ไว้ ผลประกอบการที่ได้เมื่อต้นปี 1998 ชี้ให้เห็นว่าอัตราการเติบโตของการขายตกลงอย่างต่อเนื่อง แม้ว่าจะได้เพิ่มสาขาอีก 2 แห่งในปี 1997 ก็ตาม ในการประชุมผู้บริหารและผู้จัดการร้านค้าเมื่อเร็วๆนี้ หัวข้อคอมพิวเตอร์ได้ถูกหยิบยกขึ้นมาพิจารณา บริษัทได้ใช้คอมพิวเตอร์ในการประมวลผลการทำงานหลายประเภท เช่น กระบวนการขาย การวิเคราะห์ยอดขาย การจ่ายเงินเดือน และงานด้านบัญชี อย่างไรก็ตาม สำหรับการขายสินค้านั้นพนักงานขายยังคงต้องกรอกแบบฟอร์มใบขาย และรายงานวิเคราะห์การขายรายวันโดยคอมพิวเตอร์ที่ส่งให้ผู้จัดการมักจะล่าช้าหลายวัน ร้านค้าส่วนใหญ่เห็นว่าการติดตั้งระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ระบบจุดขาย (Point-of-sale : POS) จะเป็นองค์ประกอบที่สำคัญในแผนการกอบกู้ยอดขาย พวกเขาเชื่อว่าการใช้ POS โดยให้มีเครื่องปลายทาง (Terminal) ที่จุดขาย ในแต่ละร้านจะช่วยประหยัดเวลาพนักงานในการกรอกเอกสารประกอบการขาย ซึ่งไม่เพียงแต่จะเป็นการปรับปรุงการให้บริการลูกค้า แต่ยังทำให้พนักงานขายสามารถมีเวลาในการบริการลูกค้าได้มากยิ่งขึ้น ผู้จัดการเรียกสิ่งนี้ว่าเป็น Selling Floor อีกหัวข้อหนึ่งที่มีการยกขึ้นมาคือ POS จะช่วยจัดการและประมวลผลข้อมูลในการขายได้อย่างทันเวลา ผู้จัดการสามารถได้รับข้อมูลด้านการขายที่เป็นปัจจุบัน โดยผ่านเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลที่เชื่อมต่อกับเครือข่ายโทรคมนาคมของบริษัท นอกจากนี้ยังให้ข้อมูลผลการปฏิบัติงานด้านการขายตามความต้องการของผู้จัดการแต่ละราย ซึ่งเดิมจะได้รับรายงานการวิเคราะห์การขายรายวันที่จัดทำขึ้นในรูปแบบที่เหมือนกัน ทีมของผู้จัดการร้านและนักวิเคราะห์ระบบจากฝ่ายบริการสารสนเทศได้ศึกษาความเป็นไปได้ในการใช้ POS เพื่อวางแผนระบบการขายใหม่บนพื้นฐานการวิเคราะห์ความต้องการของผู้ใช้ โดยสำรวจกระบวนการขายของพนักงานขายแต่ละราย สัมภาษณ์ผู้จัดการ พนักงานขาย และพนักงานแผนกอื่นๆ การกำหนดปัญหา (Defining the Problem) มีสัญญาณบอกเหตุถึงปัญหาที่จะเกิดขึ้นกับ Auto Shack ในอนาคต คือ •  สัญญาณบอกเหตุด้านผลปฏิบัติการด้านการขาย การขยายตัวด้านการขายลดลงกว่าปีที่แล้วและในอัตราที่ต่ำกว่าคู่แข่ง ผลปฏิบัติการด้านการขายไม่ตรงกับวัตถุประสงค์ขององค์กรที่ต้องการเพิ่มส่วนแบ่งการตลาดให้มากขึ้น ผลการขายในปัจจุบันไม่เท่ากับที่ได้ประมาณการณ์ไว้ •  สัญญาณบอกเหตุด้านการทำงานของพนักงาน พนักงานขายใช้เวลาส่วนใหญ่กับการเขียนใบสั่งซื้อสินค้า จึงไม่มีเวลาให้บริการที่เพียงพอ ลูกค้าไม่ได้รับบริการที่ดี •  สัญญาณบอกเหตุด้านการจัดการ บริษัทและผู้จัดการใช้เวลามากไปกับการรวบรวมข้อมูลที่สำคัญ การตัดสินใจขึ้นอยู่กับข้อมูลที่ไม่เพียงพอ จึงไม่มีเวลาในการวางแผนการตลาด ความชัดเจนของปัญหา (Statement of the Problem) ผู้จัดการ พนักงานขาย และลูกค้าได้รับสารสนเทศด้านสินค้าและบริการไม่ดีเท่าที่ควร ผลปฏิบัติงานด้านการขายในหน่วยงานเกิดความเสียหายจากกระบวนการขายที่ลดลง ซึ่งจำกัดความสามารถในการขายของพนักงานขายและสร้างความเสียหายในงานบริการแก่ลูกค้า ด้านผู้จัดการเองก็ไม่ได้รับข้อมูลด้านผลปฏิบัติงานด้านการขายในรูปแบบที่ต้องการ พวกเขาจึงใช้เวลาส่วนใหญ่ในการพยายามหาข้อมูล ทำให้ลดเวลาในด้านบริหาร ด้วยเหตุนี้ คุณภาพของการตัดสินใจด้านการตลาดและผลงานด้านการขายของบริษัทจึงยังคงมีปัญหาอยู่เช่นเดิม ความชัดเจนของความต้องการทางธุรกิจ (Statement of Business Requirements) การวางแผนกลยุทธ์ระยะยาวกับผู้จัดการและกลุ่มที่ปรึกษาด้านการจัดการ เพื่อกำหนดบทบาทเชิงกลยุทธ์สำหรับระบบสารสนเทศในบริษัท โดยใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อลดค่าใช้จ่ายและเพิ่มมูลค่าของผลิตภัณฑ์และบริการของบริษัทแก่ลูกค้า ข้อได้เปรียบของระบบ POS คือกำหนดฐานงาน (Platform) ที่เป็นไปได้ในการสนับสนุนบทบาทของระบบสารสนเทศ ความเป็นไปได้อื่นๆ รวมทั้งระบบด้านการตลาด การกระจายสินค้า และการขยายสมาชิกไปยังพื้นที่อื่นๆ แผนการนี้ยังได้กำหนดความต้องการด้านอื่นๆ เพื่อให้เข้ากับเทคโนโลยีสารสนเทศใหม่นี้ด้วย แผนการดังกล่าวได้แก่ 1) สนับสนุนผลปฏิบัติงานด้านการขาย 2) ได้ข้อมูลที่ต้องการเพื่อที่ช่วยสนับสนุนการตัดสินใจ 3) การเข้ากันได้และเชื่อมต่อกันของทรัพยากรระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ และประยุกต์ใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและความฉับไวในการแข่งขันทางการตลาด ผลสรุปของทางเลือกอื่นๆ ที่ใช้ในการแก้ปัญหา (Summary of Alternative Solutions) หมายเหตุ : เพื่อที่จะทำให้การวิเคราะห์กรณีศึกษานี้ไม่ยืดยาว จึงจะกำหนดทางเลือกในการแก้ไขปัญหาเพียง 2 ทางเลือก ซึ่งยังมีทางเลือกในการแก้ไขปัญหาอื่นนอกเหนือจากนี้ให้สามารถไปพัฒนาต่อได้โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีข้อมูลประกอบที่มากกว่านี้ ทางเลือกที่ 1 เก็บระบบสารสนเทศที่ใช้อยู่ในปัจจุบันไว้สำหรับกระบวนการขายและการวิเคราะห์การขาย จ้างพนักงานขายเพิ่มขึ้นเพื่อให้บริการที่ดีขึ้นแก่ลูกค้า จ้างผู้ช่วยพนักงานเพิ่มขึ้นเพื่อแบ่งเบาภาระหน้าที่ของผู้จัดการในเรื่องการวิเคราะห์ข้อมูลการขาย ทางเลือกที่ 2 พัฒนาระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ ใหม่โดยใช้เทคโนโลยี POS ที่ทันสมัย ที่จะทำให้กระบวนการขายสามารถทำงานได้รวดเร็วขึ้น อันจะทำให้พนักงานขายมีเวลาให้บริการลูกค้าได้ดีขึ้น และสามารถให้ข้อมูลด้านการขายที่ง่ายและตรงกับความต้องการแก่ผู้จัดการ การประเมินของแนวทางการแก้ไขปัญหา (Evaluation of Aternative Solutions) ประเมินแนวทางแก้ไขปัญหาแบบที่ 1 (Evaluation of Solution 1) ข้อได้เปรียบ (Advantages) •  ค่าใช้จ่ายเริ่มต้นในการอบรมพนักงานใหม่ต่ำ •  สะดวกและมีคู่มือที่ง่ายแก่การใช้ของพนักงานขาย •  การเพิ่มยอดขายขึ้นอยู่กับการขายของพนักงานแต่ละคน และบริการที่ให้กับลูกค้าตามจำนวนพนักงานที่เพิ่มขึ้น •  ข้อมูลที่ผู้จัดการได้รับจะนำไปสู่การใช้ในการบริหารเวลา และปรับปรุงการตัดสินใจที่ดีกว่าเดิม ข้อเสียเปรียบ (Disadvantages) •  ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานเพิ่มขึ้น เนื่องจากต้องจ้างพนักงานมากขึ้น •  กระบวนการในการขายใช้เวลาสำหรับพนักงานขายแต่ละราย •  ข้อมูลด้านการขายไม่เป็นปัจจุบัน ( เป็นข้อมูลเก่าเมื่อหลายวันก่อน ) •  ไม่สามารถใช้ได้กับระบบการตลาดที่ทันสมัย การกระจายสินค้า และระบบอื่นที่วางแผนไว้ •  ไม่สามารถใช้ได้กับแผนขององค์กรที่ใช้ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อลดค่าใช้จ่ายและส่งเสริมด้านการขายและการบริการ การประเมินแนวทางแก้ไขปัญหาแบบที่ 2 (Evaluation of Solution 2) ข้อได้เปรียบ •  ค่าใช้จ่ายในการจัดการต่ำกว่าเมื่อเปรียบเทียบกันแล้วทั้งในเรื่องการจัดการและการซ่อมบำรุง •  POS เป็นระบบเทคโนโลยีสมัยใหม่ที่ใช้ง่ายและเป็นที่ยอมรับกันโดยทั่วไป •  มีกระบวนการขายที่สะดวกรวดเร็วโดยพนักงานขายใช้งานผ่านเครื่อง POS Terminal •  ผลปฏิบัติงานด้านการขายมีความทันสมัย ทันเวลา และผู้จัดการสามารถใช้งานได้ทันที •  การเพิ่มขึ้นของยอดขายที่ประมาณการณ์ไว้ขึ้นอยู่กับการขายของพนักงานและการให้บริการลูกค้า และช่วยให้การจัดการด้านเวลาดีขึ้น •  ผู้จัดการได้รับข้อมูลที่ต้องการโดยเป็นข้อมูลที่มีความทันสมัยและเข้าถึงได้ตามต้องการซึ่งจะนำไปสู่การปรับปรุงด้านการตัดสินใจในการบริหารที่ดีขึ้น •  ได้รับการออกแบบมาให้เข้ากันได้กับระบบการตลาดที่ทันสมัย การกระจายสินค้าและระบบอื่นที่ได้วางแผนไว้ •  เข้ากันได้กับการวางแผนองค์กรในการใช้ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ เพื่อลดค่าใช้จ่ายและส่งเสริมด้านการขายและการบริการ ข้อเสียเปรียบ •  ค่าใช้จ่ายที่สูงในการเริ่มต้น ด้านฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ การพัฒนาและการนำระบบใหม่ไปใช้งาน •  พนักงานขายและผู้จัดการบางคนอาจไม่อยากเรียนรู้การใช้เทคโนโลยี หลักการสำหรับแนวทางแก้ไขปัญหาที่เลือก (Rationale for the Select Solutions) Auto Shack Store ควรพัฒนาระบบสารสนเทศการขายแบบ POS ซึ่งจะทำให้กระบวนการขายของพนักงานสะดวกรวดเร็วขึ้นและช่วยผู้จัดการให้ได้รับข้อมูลที่ตรงกับความต้องการได้ทันท่วงที พนักงานขายจะได้มีเวลามากขึ้นในการขายและให้บริการลูกค้า ผู้จัดการจะได้มีเวลามากขึ้นสำหรับภาระงานด้านบริหารอื่นๆ ค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้นนี้คุ้มค่ากับผลประโยชน์ที่ได้รับ แนวทางในการแก้ปัญหาด้วยการพัฒนาระบบสารสนเทศ (Developing IS Solution) ในทุกวันนี้การแก้ไขปัญหาทางธุรกิจด้วยการพัฒนาระบบข้อมูล เป็นความรับผิดชอบของนักธุรกิจมืออาชีพ และในฐานะผู้ใช้ คุณสามารถรับผิดชอบสำหรับการวางแผนเพื่อพัฒนาระบบใหม่หรือปรับปรุงระบบสารสนเทศเดิมสำหรับบริษัทของคุณเอง ซึ่งจะกำหนดแนวคิดในการแก้ปัญหาและแสดงให้เห็นว่าการแก้ไขปัญหาด้วยระบบสารสนเทศได้ช่วยให้ผู้ใช้และองค์กรได้รับการพัฒนาให้ดีขึ้นได้อย่างไร รูปที่ 3.6 การพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อช่วยแก้ปัญหาทางธุรกิจ อันประกอบด้วยกระบวนการของ การสำรวจเบื้องต้น การวิเคราะห์ การออกแบบ การนำไปใช้งาน และการบำรุงรักษา รูปที่ 3.7 วงจรการพัฒนาระบบสารสนเทศ แสดงให้เห็นว่าขั้นตอน 5 ขั้นตอนของวงจรขึ้นอยู่กับส่วนหนึ่งของแนวคิดเชิงระบบ นอกจากนี้ยังแสดงให้เห็นถึงผลลัพธ์ของการทำงานในแต่ละขั้นตอนของวงจร และสามารถย้อนกลับไปยังขั้นตอนที่แล้วมาได้ วงจรการพัฒนาระบบ (Systems Development Cycle) เมื่อแนวคิดเชิงระบบเพื่อการแก้ปัญหาได้ถูกประยุกต์สู่การพัฒนาแนวทางแก้ปัญหาด้านธุรกิจด้วยระบบสารสนเทศ จะเรียกขั้นตอนนี้ว่า การพัฒนาระบบสารสนเทศ ( Information Systems Development) หรือ การพัฒนาระบบงาน (Application Development) ระบบสารสนเทศบนพื้นฐานของคอมพิวเตอร์ (Computer-based Information Sysetms) ได้รับการกำหนดแนวทางในการออกแบบและนำไปใช้โดยกระบวนการพัฒนาอย่างเป็นระบบ ( Systematic) ในกระบวนการนี้ ผู้ใช้และผู้เชี่ยวชาญด้านสารสนเทศจะออกแบบระบบสารสนเทศบนพื้นฐานของการวิเคราะห์ความต้องการสารสนเทศขององค์กร ที่รู้จักกันในชื่อ การวิเคราะห์และออกแบบระบบ (Systems Analysis and Design) การใช้แนวคิดเชิงระบบเพื่อเป็นแนวทางในการแก้ไขปัญหาการพัฒนาระบบสารสนเทศ เกี่ยวข้องกับกระบวนการที่มีหลายขั้นตอนที่เรียกว่า วงจรการพัฒนาระบบสารสนเทศ (Information Systems Development Cycle) หรือ วงจรชีวิตของการพัฒนาระบบ (Systems Development Life Cycle - SDLC) รูปที่ 3.7 แสดงให้เห็นภาพของการกระบวนการนี้แต่ละลำดับ 1) การสำรวจ 2) การวิเคราะห์ 3) การออกแบบ 4) การนำไปใช้ และ 5) การบำรุงรักษา การเริ่มกระบวนการพัฒนาระบบ (Starting the Systems Development Process) การดำเนินธุรกิจมีปัญหา ( หรือมีโอกาส ) ไหม อะไรเป็นต้นเหตุของปัญหานั้น การสร้างหรือปรับปรุงระบบจะช่วยแก้ไขปัญหาได้หรือไม่ อะไรที่ระบบสารสนเทศจะช่วยแก้ไขปัญหา ' ได้บ้าง นี่เป็นคำถามที่ต้องการคำตอบในขั้นตอนการสำรวจระบบที่ต้องการ (Systems Investigation Stage) อันเป็นขั้นตอนแรกของกระบวนการพัฒนาระบบ เกี่ยวข้องกับการสร้างแผนการทำงานโดยกระบวนการวางแผนระบบสารสนเทศ รวมทั้งการศึกษาแผนการแก้ไขปัญหาด้วยระบบสารสนเทศ การศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Studies) เนื่องจากกระบวนการพัฒนาระบบสารสนเทศ มีค่าใช้จ่ายในขั้นตอนการสำรวจระบบในการศึกษาขั้นต้นหรือที่เรียกว่า การศึกษาความเป็นไปได้ เป็นการศึกษาขั้นต้นเพื่อสืบค้นหาความต้องการของสารสนเทศในมุมมองของผู้ใช้และหาข้อสรุปของแหล่งข้อมูลที่ต้องการ ราคา ผลประโยชน์ที่จะได้รับ และความเป็นไปได้ของโครงการ โดยอาจใช้ทฤษฎีการหาข้อมูลดังรูปที่ 3.8 เพื่อเก็บข้อมูลสำหรับการศึกษาความเป็นไปได้ จากนั้นอาจต้องทำให้เป็นทางการโดยการเขียนเป็นรายงาน ซึ่งรวมถึงข้อกำหนดเบื้องต้นและแผนพัฒนาของระบบที่ต้องการนำเสนอ ถ้าฝ่ายบริหารอนุมัติการศึกษาความเป็นไปได้ที่ได้เสนอมา กระบวนการวางแผนก็สามารถดำเนินการได้ •  สัมภาษณ์พนักงาน ลูกค้า และผู้จัดการ •  ส่งแบบสอบถามไปยังผู้ใช้ที่เหมาะสมในหน่วยงาน สังเกตรายบุคคล หรือ อัดวีดีทัศน์ หรือ ร่วมภารกิจในการทำงานกับผู้ใช้ •  ศึกษาจากเอกสาร รายงาน คู่มือการทำงานและเอกสารอื่นๆ พัฒนา สร้างสถานการณ์จำลอง และสังเกตรูปแบบของภารกิจในการทำงาน รูปที่ 3.8 แนวทางในการเก็บข้อมูลเพื่อการพัฒนาระบบ เป้าหมายของการศึกษาความเป็นไปได้เพื่อประเมินทางเลือก ให้นำเสนอแผนที่มีความเป็นไปได้มากที่สุดและระบบที่เป็นที่ต้องการมากที่สุดสำหรับระบบที่จะทำการพัฒนาขึ้น โดยความเป็นไปได้ของระบบสามารถประเมินได้จาก 4 เกณฑ์หลักดังรูปที่ 3.9 ความเป็นไปได้ขององค์กร ความเป็นไปได้ทางด้านเศรษฐกิจ ระบบที่เสนอมานั้นสนับสนุนเป้าหมายกลยุทธ์ขององค์กรมากน้อยแค่ไหน •  ประหยัดค่าใช้จ่าย •  เพิ่มรายรับ •  ลดเงินลงทุน เพิ่มผลกำไร ความเป็นไปได้ทางด้านเทคนิค ความเป็นไปได้ในการดำเนินการ ความสามารถ ความน่าเชื่อถือ และความใช้งานได้ของฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ และเครือข่าย •  การยอมรับของผู้ใช้ •  สนับสนุนการจัดการ ความต้องการของลูกค้า ผู้จัดหาสินค้า และผู้บริหาร รูปที่ 3.9 ปัจจัยความเป็นไปได้ในเรื่อง องค์กร เศรษฐกิจ เทคนิค และการดำเนินการ เป้าหมายของการศึกษาความเป็นไปได้ขององค์กร (Organizational Feasibility) คือ ระบบสารสนเทศที่เสนอมานั้นเข้ากันได้ดีเพียงใดกับวัตถุประสงค์ขององค์กรและแผนกลยุทธ์ด้านระบบสารสนเทศ หากแผนที่นำเสนอไม่ตรงกับวัตถุประสงค์ของแผนกลยุทธ์ขององค์กรหรือได้ผลไม่คุ้มกับการลงทุนแล้วมักไม่ได้รับการสนับสนุน การศึกษาความเป็นไปได้ทางด้านเศรษฐกิจ (Economic Feasibility) จะ เกี่ยวข้องกับ การประหยัดค่าใช้จ่ายที่ได้ตั้งไว้ การเพิ่มรายรับ เพิ่มผลกำไร ลดเงินทุน และผลประโยชน์อื่นที่ได้จะสูงกว่าค่าใช้จ่าย ความเป็นไปได้ทางด้านเทคนิค (Technical Feasibility) แสดงถึงความน่าเชื่อถือของฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ที่สามารถทำตามความต้องการของระบบที่นำเสนอได้ สามารถได้รับการจัดซื้อในเวลาที่ต้องการ ท้ายที่สุด ความเป็นไปได้ในการดำเนินการ (Operational Feasibility) คือความตั้งใจจริงและความสามารถของการจัดการ ลูกจ้าง ลูกค้า ผู้จัดหาสินค้า และผู้เกี่ยวข้องอื่นๆ ที่จะต้องเป็นผู้ดำเนินการ ผู้ใช้ และสนับสนุนระบบที่นำเสนอ ตัวอย่างเช่น ถ้าซอฟต์แวร์ของระบบใหม่ยากเกินไปที่จะใช้ ลูกจ้างอาจจะทำผิดมากและไม่อยากจะใช้ อาจทำให้เกิดความล้มเหลวได้ ในการศึกษาความเป็นไปได้ในเรื่องของการวิเคราะห์ค่าใช้จ่ายและผลกำไร (Cost/Benefit A nalysis) ถ้าค่าใช้จ่ายและผลกำไรที่เห็นชัดเจน จะเรียกว่า รูปธรรม (Tangible) ถ้าไม่ใช่จะเรียกว่า นามธรรม (Intangible) ตัวอย่างของค่าใช้จ่ายรูปธรรม ได้แก่ ค่าใช้จ่ายของฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ เงินเดือนของพนักงาน และค่าใช้จ่ายที่เห็นเป็นตัวเลขชัดเจน ส่วนค่าใช้จ่ายนามธรรมหรือค่าใช้จ่ายที่ไม่สามารถกำหนดออกมาเป็นตัวเลขได้ เช่น การเสียลูกค้าที่มีความตั้งใจจะใช้บริการ หรือความผิดพลาดและการชะงักอันเกิดจากติดตั้งระบบใหม่ ผลประโยชน์เชิงรูปธรรม (Tangible Benefit) เป็นผลลัพธ์ที่น่าพอใจ เช่น การลดของค่าจ้างอันเนื่องมาจากการลดจำนวนบุคลากร ส่วนผลประโยชน์เชิงนามธรรม (Intangible Benefit) นั้นยากที่จะประมาณการณ์ เช่น การให้บริการที่ดีกว่าหรือเร็วกว่าแก่ลูกค้า หรือข้อมูลที่มีความถูกต้องมากกว่า ผลประโยชน์เชิงรูปธรรม ตัวอย่าง •  เพิ่มยอดขายหรือผลกำไร •  ลดค่าใช้จ่ายของกระบวนการ ( รับส่ง ) สารสนเทศ •  ลดค่าใช้จ่ายในการจัดการ •  ลดงบประมาณที่ต้องใช้ในการลงทุน เพิ่มความสามารถและประสิทธิภาพในการจัดการ •  พัฒนาระบบคอมพิวเตอร์ในงานด้านการผลิตและการบริการ •  กำจัดขั้นตอนหรือเอกสารที่ไม่ต้องการ •  ลดค่าใช้จ่ายในการเก็บสินค้าคงคลัง •  ลดค่าใช้จ่ายในการลงทุนด้านสินค้าคงคลัง พัฒนาความสามารถและประสิทธิภาพในการผลิต ผลประโยชน์เชิงนามธรรม ตัวอย่าง •  ความสามารถในการสร้างหรือปรับปรุงสารสนเทศใหม่ •  ความสามารถในเรื่องคอมพิวเตอร์และการวิเคราะห์ได้รับการปรับปรุง •  การให้บริการลูกค้าได้รับการปรับปรุง •  ความมั่นใจของลูกจ้างได้รับการปรับปรุง •  การจัดการด้านการตัดสินใจได้รับการปรับปรุง •  จุดแข่งขันได้รับการปรับปรุง ภาพลักษณ์ด้านธุรกิจและภาพลักษณ์ที่มีต่อชุมชนได้รับการปรับปรุง •  สารสนเทศที่ทันเวลาและถูกต้องรวมทั้งเพิ่มประเภทของสารสนเทศใหม่มีการเพิ่มขึ้น •  มีต้นแบบในการวิเคราะห์ •  ตอบสนองการบริการได้ทันเวลา •  กำจัดภาระงานที่น่าเบื่อบางส่วนออกไป •  การวิเคราะห์สารสนเทศและการตัดสินใจดีขึ้น •  มีระบบที่เข้ากันได้กับลูกค้าและ ผู้จัดหาสินค้า มีภาพลักษณ์ที่ก้าวหน้า โดยได้รับการสังเกตเห็นจากลูกค้า ผู้จัดหาสินค้า และผู้ลงทุน รูปที่ 3.10 ตัวอย่างของผลประโยชน์ที่ได้ในการใช้คอมพิวเตอร์เป็นพื้นฐานของระบบสารสนเทศ แต่อาจมีผลตรงข้าม (Opposite Result) กับสิ่งเหล่านี้เกิดขึ้นได้ เช่น เกิดค่าใช้จ่าย หรือการเสียประโยชน์อื่น การวิเคราะห์ระบบ (Systems Analysis) การวิเคราะห์ระบบ คืออะไร เมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการพัฒนาระบบงาน (Application) ใหม่อย่างรวดเร็วหรือเกี่ยวข้องกับโครงการระยะยาว (Long-term Project) คุณจะต้องจัดทำกิจกรรมเบื้องต้นของการวิเคราะห์ระบบ ที่ขยายผลมาจากการศึกษาความเป็นไปได้ การวิเคราะห์ระบบมิใช่การศึกษาเบื้องต้น แต่เป็นการศึกษาอย่างลึกซึ้งของความต้องการสารสนเทศในการใช้งานของผู้ใช้ เพื่อให้ได้รูปแบบความต้องการในการใช้งานขั้นพื้นฐาน ซึ่งจะใช้เป็นฐานของการออกแบบระบบสารสนเทศใหม่ ที่เกี่ยวข้องกับการศึกษาในรายละเอียดดังนี้ ความต้องการสารสนเทศของหน่วยงานและผู้ใช้เช่นตัวคุณ กิจกรรม แหล่งทรัพยากร และผลผลิตของระบบสารสนเทศที่ใช้อยู่ในปัจจุบัน ประสิทธิภาพของระบบสารสนเทศนั้นต้องให้ตรงกับความต้องการของคุณและผู้ใช้คนอื่นๆ การวิเคราะห์องค์กร (Organizational Analysis) การวิเคราะห์องค์กร เป็นก้าวแรกที่สำคัญของการวิเคราะห์ระบบ จะปรับปรุงระบบสารสนเทศได้อย่างไรหากไม่รู้ในเรื่องสิ่งแวดล้อมในองค์กรที่จะทำการวิเคราะห์ระบบ นี่เป็นเหตุที่ว่าทำไมทีมพัฒนาระบบจึงต้องรู้ในเรื่องเกี่ยวกับองค์กร โครงสร้างในการจัดการ บุคลากร กิจกรรมทางธุรกิจ สิ่งแวดล้อมของระบบ ระบบสารสนเทศปัจจุบัน เจ้าหน้าที่บางคนในทีมจะต้องรู้ถึงรายระเอียดของหน่วยธุรกิจที่เฉพาะเจาะจงลงไป หรือกลุ่มผู้ใช้ที่จะได้รับผลกระทบจากการปรับปรุงหรือจัดทำระบบใหม่ตามที่ได้วางแผนไว้ การวิเคราะห์ระบบที่ใช้อยู่ปัจจุบัน (Analysis of the Present Systems) ก่อนที่คุณจะออกแบบระบบใหม่ สิ่งสำคัญที่จะต้องศึกษา คือ ระบบเดิมที่จะปรับปรุงหรือถูกแทนที่(ในกรณีที่มีระบบเดิมอยู่แล้ว) วิเคราะห์การใช้ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ เครือข่าย และบุคลากร เพื่อจะทำการถ่ายโอนข้อมูลเดิม ( ไปสู่ระบบใหม่ ) เช่น ข้อมูลรายการเปลี่ยนแปลง (Transaction Data) ไปสู่ผลิตภัณฑ์สารสนเทศ (Information Products) ทั้งในรูปแบบของรายงาน (Report) หรือการแสดงผล (Display) จากนั้นคุณต้องจัดทำเอกสารความต้องการของระบบในกิจกรรมของการนำเข้า กระบวนการ ผลลัพธ์ การจัดเก็บ และการควบคุมอย่างไร ตัวอย่างเช่น คุณอาจจะต้องประเมิน รูปแบบ ระยะเวลา จำนวน และคุณภาพของกิจกรรมการนำเข้าและผลลัพธ์ เช่น ส่วนติดต่อกับผู้ใช้หรือส่วนต่อประสานผู้ใช้ (User interface) ต้องทำให้การตอบโต้กันระหว่างผู้ใช้กับคอมพิวเตอร์เป็นไปอย่างมีชีวิตชีวา ดังนั้นในขั้นตอนของการออกแบบจะต้องกำหนดว่า ทรัพยากร ผลิตผล และกิจกรรมอะไรบ้างที่ตอบสนองต่อส่วนติดต่อกับผู้ใช้ที่จะออกแบบ รูปที่ 3.11 ตัวอย่างของกิจกรรมบางประการที่เกี่ยวข้องกับการปรับปรุงการวิเคราะห์และออกแบบระบบ การวิเคราะห์ความต้องการในการใช้งาน (Functional Requirements Analysis) ขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบนั้นเป็นส่วนที่ยากที่สุด คุณอาจต้องทำงานเป็นทีมกับนักวิเคราะห์ระบบและผู้ใช้อื่นๆ เพื่อหาข้อสรุปในความต้องการสารสนเทศที่เฉพาะเจาะจงลงไปนั้นคืออะไร เช่น ประเภทของสารสนเทศของงานที่คุณต้องการนั้น อยู่ในรูปแบบใด จำนวนเท่าไร ความถี่ที่ต้องจัดทำ และต้องการภายในระยะเวลาเท่าไร ซึ่งเป็นเรื่องที่จำเป็น ประการที่สอง คุณจะต้องหาประสิทธิภาพของกระบวนการสารสนเทศในการปฏิบัติการในแต่ละระบบ ( การนำเข้า การประมวลผล ผลลัพธ์ การ จ ัดเก็บ การควบคุม ) นั้นตรงกับที่ต้องการหรือไม่ เป้าหมายหลักของคุณก็คือ กำหนดให้ได้ว่า อะไรที่จะต้องทำ (What you should be done) ไม่ใช่จะทำอย่างไร (Not how to do it) ท้ายที่สุด คุณต้องพัฒนา ความต้องการในการใช้งาน (Functional Requirements) คือ ความต้องการสารสนเทศของผู้ใช้ซึ่งไม่ใช่การผูกติดกับทรัพยากรด้านฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ เครือข่าย ข้อมูล และบุคลากร ที่ผู้ใช้กำลังใช้อยู่หรืออาจจะใช้ในระบบใหม่ เช่น รูปที่ 3.12 แสดงโครงสร้างความต้องการในการใช้งานที่ต้องพัฒนานั้นอยู่ตรงไหน รูปที่ 3.13 แสดงให้เห็นตัวอย่างของความต้องการใช้งานสำหรับระบบของกระบวนการติดต่อทางธุรกิจในเรื่องการขายของ Auto Shack Stores ความต้องการด้านส่วนติดต่อกับผู้ใช้ ความต้องการในการรับส่งข้อมูลของผู้ใช้ ซึ่งต้องได้รับการสนับสนุนจากระบบสารสนเทศ ประกอบด้วยแหล่งข้อมูล รูปแบบ เนื้อหา จำนวน และความถี่ของประเภทของการรับส่งข้อมูลแต่ละประเภท ความต้องการด้านกระบวนการ ต้องการที่จะรับข้อมูลเข้าเพื่อประมวลผลและแสดงผลลัพธ์ออกมา รวมทั้ง การคำนวณ กฎในการตัดสินใจ การดำเนินการในขั้นตอนอื่นๆ และประสิทธิภาพ ประสิทธิผล เวลาตอบกลับ (Turnaround Time) และเวลาที่ต้องใช้ในแต่ละขั้นตอน (Response Time) ความต้องการในด้านการจัดเก็บ การจัดการ เนื้อหา ขนาดของฐานข้อมูล ประเภทและความถี่ในการปรับปรุงข้อมูลให้เป็นปัจจุบัน การค้นหาข้อมูล และ ความยาวและความสัมพันธ์ในการดูแลข้อมูลแต่ละรายการ (Reocrd Retaintion) ความต้องการในด้านการควบคุม ความถูกต้อง ความเป็นไปได้ ความปลอดภัย ความต้องการในเรื่องการปรับปรุงระบบการนำเข้า การประมวลผล การแสดงผล และการจัดเก็บ รูปที่ 3.12 ความต้องการใช้งานที่กำหนดความต้องการของระบบสารสนเทศ ความต้องการด้านส่วนติดต่อกับผู้ใช้ (User Interface) การนำเข้าข้อมูลสินค้าอัตโนมัติ และพนักงานขายสามารถใส่ข้อมูลผ่านหน้าจอภาพได้ง่าย ความต้องการด้านการประมวลผล สามารถคำนวณยอดขายและภาษีในการขายได้รวดเร็วและอัตโนมัติ ความต้องการด้านการจัดเก็บ สืบค้น ปรับปรุงข้อมูลผลิตภัณฑ์ ราคา และฐานข้อมูลของลูกค้าให้เป็นปัจจุบันได้อย่างรวดเร็ว ความต้องการด้านการควบคุม มีการส่งสัญญาณเตือนเมื่อมีการกรอกข้อมูลเข้าผิดพลาด และออกใบเสร็จที่ง่ายต่อการอ่านสำหรับลูกค้า รูปที่ 3.13 ตัวอย่างของความต้องการในการใช้งานสำหรับกระบวนการรายการเปลี่ยนแปลงด้านการขายที่ร้าน Auto Shack การออกแบบระบบ (Systems Design) การวิเคราะห์ระบบ แสดงให้เห็นถึงสิ่งที่ระบบควรทำ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ตรงกับความต้องการของผู้ใช้ ส่วนการออกแบบระบบ จะกำหนดว่าระบบจะทำอย่างไรเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่ได้วางไว้ การออกแบบระบบประกอบด้วยกิจกรรมในการออกแบบ ซึ่งกำหนดคุณลักษณะที่ต้องการของการใช้งานที่ต้องการตามขั้นตอนในการวิเคราะห์ระบบ รูปที่ 3.14 การออกแบบระบบประกอบด้วย 3 ปฏิบัติการที่สำคัญ ส่วนติดต่อกับผู้ใช้ ข้อมูล กระบวนการทำงาน ส่วนติดต่อกับผู้ใช้ ข้อมูล และกระบวนการออกแบบ (User Interface, Data and Process Design) การออกแบบส่วนติดต่อกับผู้ใช้ (User Interface Design) มุ่งเพื่อสนับสนุนการทำงานระหว่างผู้ใช้และระบบงานของคอมพิวเตอร์ นักออกแบบ (Designers) ต้องออกแบบฟอร์มที่ดึงดูดใจ (Attractive) และมีประสิทธิภาพ (Efficient) สำหรับผู้ใช้ในการนำเข้าและแสดงผล เช่น การใช้งานที่สะดวกและง่ายของอินเทอร์เน็ต หรืออินทราเน็ตเว็บเพจ หรือการออกแบบวิธีการถ่ายโอนข้อมูลจากเอกสารที่มนุษย์อ่านได้ไปสู่การนำข้อมูลเข้าด้วยเครื่องจักรกล เช่น เครื่องสแกนเอกสาร ตัวอย่างของเทคนิคการออกแบบเว็บไซท์สำหรับงานด้านธุรกิจ •  ทำให้เรียบง่าย (Keep it Simple) หลีกเลี่ยงรูปแบบที่ซับซ้อน การอธิบายที่มากเกินไป และความสับสน ต้องทำให้ลูกค้าสามารถมุ่งไปสู่จุดที่ต้องการได้โดยง่าย ลองถามตัวคุณเองว่า ลูกค้าหรือผู้ใช้เข้ามาเว็บไซท์นี้เพื่อทำอะไร จากนั้นออกแบบเพื่อให้ตรงกับคำตอบ •  ทำให้ดูสะอาดตา (Keep it Clean) รูปภาพไม่ใช่สิ่งที่สำคัญที่สุดบนเว็บไซท์ แม้ว่าหากนับแล้วจะมีอยู่ไม่น้อย เว็บไซท์ที่ใช้งานได้ดีนั้นต้องหลีกเลี่ยงการนำเสนอที่ใช้เทคนิคมากเกินจำเป็นซึ่งเหมือนไปกองสุมกันบนเว็บไซท์ •  จัดการตามตรรกะ (Organize Logically) เช่น กฎของการคลิกเม๊าส์ 3 ครั้ง ถ้าผู้ใช้ไม่สามารถหาส่วนของสารสนเทศสำคัญที่พวกเขากำลังแสวงหาได้ ด้วยการคลิกเม๊าส์ 3 ครั้ง เพื่อล้มเลิกความคิดในการหาสารสนเทศนั้นต่อไป การออกแบบส่วนติดต่อกับผู้ใช้ มักจะทำต้นแบบ ( Prototyping) ซึ่งเป็นการทำแบบจำลองของส่วนติดต่อกับผู้ใช้และนำไปใช้หลายๆ หนเพื่อทดสอบผลตอบรับของผู้ใช้ รูปที่ 3.15 ตัวอย่างของส่วนประกอบการออกแบบส่วนติดต่อกับผู้ใช้ ซึ่งสามารถนำไปใช้ในการออกแบบเว็บไซท์มัลติมีเดียบนอินเทอร์เน็ต หรืออินทราเน็ตเว็บไซท์ การออกแบบข้อมูล (Data Design) เน้นในเรื่องการออกแบบโครงสร้างของไฟล์และข้อมูลสำหรับใช้ในระบบสารสนเทศที่วางแผนไว้ว่าจะใช้งาน ผลผลิตของของการออกแบบข้อมูลนั้นให้รายละเอียดในเรื่อง ลักษณะ ประจำ (Attributes) หรือลักษณะเฉพาะ ของเอนทิตี (Entites) ความสัมพันธ์ระหว่างแต่ละ เอนทิตี ที่มีต่อกัน กำหนดส่วนประกอบของข้อมูลย่อย (Data E lements) กฎบูรณภาพ (Integrity Rules ) ซึ่งจัดการแต่ละข้อมูลย่อยในการกำหนดและนำไปใช้ กระบวนการออกแบบ (Process Design) เน้นในเรื่องการออกแบบทรัพยากรซอฟต์แวร์ (Software Resource) เป็นโปรแกรมและขั้นตอนการทำงานที่นำระบบสารสนเทศไปใช้ เนื่องมาจาก ระบบผู้ให้บริการและผู้รับบริการ ( Client/server) เป็นที่นิยมอย่างแพร่หลาย การออกแบบการทำงานของซอฟต์แวร์ จึงมักใช้ ”Three-tier” สถาปัตยกรรมของกระบวนการบริการ ดังนี้ •  การให้บริการลูกค้า (User Services) ซอฟต์แวร์ที่ให้บริการกับผู้ใช้งานในส่วนหน้า (Front-end Client Software) สามารถสื่อสารกับผู้ใช้โดยผ่านส่วนติดต่อที่เป็นกราฟฟิก •  การให้บริการระบบงาน (Application Services) ส่วนของซอฟต์แวร์ (Software Module) ที่กำหนดกฎระเบียบทางธุรกิจ การประมวลผลสารสนเทศ และการจัดการด้านรายการเปลี่ยนแปลง เพื่อบริการด้านระบบงานที่อาจติดตั้งอยู่บนตัวเครื่องของผู้ใช้ (Client) หรือเครื่องแม่ข่าย (Server) •  การให้บริการข้อมูล (Data S ervices) ข้อมูลต้องสามารถนำไปใช้ได้ในซอฟต์แวร์ที่ให้บริการระบบงานสำหรับการประมวลผล ผ่านระบบการจัดการฐานข้อมูล การกำหนดรายละเอียดของระบบ (System Specifications) การกำหนดรายละเอียดของระบบ โดยทั่วไปหมายถึง วิธีการออกแบบส่วนติดต่อผู้ใช้ของระบบงาน (Application's User Interface) โครงสร้างของฐานข้อมูล การประมวลผล และการควบคุมขั้นตอนการทำงาน ดังนั้น นักออกแบบระบบ (Systems Designers) จึงมักต้องพัฒนาฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ เครือข่าย ข้อมูล และการกำหนดรายละเอียดของบุคลากรสำหรับระบบที่วางแผนไว้ นักวิเคราะห์ระบบ (System Analysts) ต้องทำงานร่วมกับคุณ โดยใช้ความรู้ในการทำงานของคุณกับทักษะในการเข้าใจระบบคอมพิวเตอร์ของเขา เพื่อกำหนดรายละเอียดในการออกแบบระบบสารสนเทศใหม่หรือที่ต้องการจะปรับปรุง ขั้นตอนสุดท้ายของการออกแบบจะต้องกำหนดรายละเอียดของ ทรัพยากรด้านฮาร์ดแวร์ ( เครื่องจักรกลและสื่อ ) ทรัพยากรด้านซอฟต์แวร์ ( โปรแกรมและกระบวนการ ) ทรัพยากรด้านเครือข่าย ( การสื่อสารระหว่างสื่อและเครือข่าย ) และทรัพยากรด้านบุคลากร ( ผู้ใช้และเจ้าหน้าที่ระบบสารสนเทศ ) ที่ต้องการ การกำหนดรายละเอียดของส่วนติดต่อกับผู้ใช้ เนื้อหา รูปแบบ ลำดับการใช้งานของส่วนติดต่อกับผู้ใช้ และวิธีการ เช่น การแสดงหน้าจอภาพ (Display Screen) การโต้ตอบของบทสนทนา การตอบสนองทางด้านเสียง (Audio) แบบฟอร์ม เอกสาร และรายงาน การกำหนดรายละเอียดของฐานข้อมูล เนื้อหา โครงสร้าง การกระจาย การเข้าถึง การตอบสนอง การบำรุงรักษา และการดูแลรักษาฐานข้อมูล การกำหนดรายละเอียดของซอฟต์แวร์ การกำหนดซอฟต์แวร์สำเร็จรูป (S oftware Package) ที่ต้องการ หรือการกำหนดรายละเอียดของโปรแกรม (Programming Specifications) ที่ต้องการใช้ รวมทั้ง การทำงาน ผลการปฏิบัติงาน และรายละเอียดในการควบคุม การกำหนดรายละเอียดของฮาร์ดแวร์และเครือข่าย ลักษณะทางกายภาพ ความสามารถของอุปกรณ์และเครือข่ายที่ต้องการจากระบบที่ได้วางแผนไว้ การกำหนดรายละเอียดของบุคลากร ลักษณะงาน (Job Descriptions) ของบุคลากรที่ทำหน้าที่จัดการระบบ รูปที่ 3.16 การกำหนดรายละเอียดของคุณลักษณะของระบบที่ต้องการใช้ การสร้างต้นแบบ (Prototyping) การสร้างต้นแบบ เป็นพัฒนาการที่รวดเร็วและเป็นการทดสอบการทำงานของแบบจำลอง (Model) หรือต้นแบบของระบบงานใหม่ ในการโต้ตอบและกระบวนการทำซ้ำประโยคคำสั่งในโปรแกรมที่เรียกว่า การวนรอบ (Interactive หรือ Iterative) โดยนักวิเคราะห์ระบบและผู้ใช้ การทำต้นแบบสามารถทำให้กระบวนการพัฒนาเร็วและง่ายขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งโครงการที่ความต้องการของผู้ใช้นั้นยากแก่การเข้าใจอย่างชัดเจน การทำต้นแบบนี้บางครั้งจะเรียก Rapid Application Design (RAD) การกำหนดรายละเอียดของส่วนติดต่อกับผู้ใช้ ใช้เครื่องสแกนชนิดที่ใช้มือจับ (Handle Opticak Sacnning Wands ) ในการเรียกข้อมูลของสินค้าจากป้ายบาร์โค้ด (Bar-coded Tags) การกำหนดรายละเอียดของฐานข้อมูล พัฒนาฐานข้อมูล ซึ่งสามารถใช้โครงสร้างเชิงสัมพันธ์ ในการจัดการเข้าถึงข้อมูลของลูกค้าและสินค้าที่สำคัญ การกำหนดรายละเอียดของซอฟต์แวร์ พัฒนาหรือจัดซื้อโปรแกรมประมวลผลด้านการขายซึ่งสามารถรองรับเครื่องอ่านบาร์โค้ด สามารถดึงข้อมูลของสินค้าที่จำเป็นออกมาได้ และประมวลผลรายการขายได้ภายในไม่ถึงหนึ่งวินาที การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จ การจัดการเชิงสัมพันธ์กับฐานข้อมูลของร้านค้า การกำหนดรายละเอียดของฮาร์ดแวร์และ เครือข่าย ติดตั้งระบบ POS ที่เครื่องปลายทาง (Terminal) โดยเชื่อมต่อกับระบบและเครือข่ายคอมพิวเตอร์ในแต่ละร้านและเชื่อมโยงกับเครือข่ายที่สำนักงานใหญ่ของบริษัท การกำหนดรายละเอียดของบุคลากร ฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์แต่ละร้านต้องมีบุคลากรของร้านดูแลอยู่ประจำ บุคลากรด้าน IS ควรจะสามารถบำรุงรักษาฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ได้ รูปที่ 3.17 ตัวอย่างของการกำหนดรายละเอียดของระบบ สำหรับระบบ POS ที่ร้าน Auto Shack รูปที่ 3.18 การพัฒนาระบบงานโดยใช้วิธีการจัดทำต้นแบบ ที่รวมขั้นตอนของวงจรการพัฒนาระบบและการเปลี่ยนแปลงบทบาทเดิมของผู้เชี่ยวชาญด้านระบบสารสนเทศและผู้ใช้ กระบวนการสร้างต้นแบบ (Prototyping Process) การสร้างต้นแบบสามารถใช้ได้ทั้งกับระบบงานขนาดเล็กและขนาดใหญ่ ตามปกติแล้วระบบขนาดใหญ่มีความต้องการในการใช้การพัฒนาจากระบบแบบเดิม ต้นแบบของระบบงานด้านธุรกิจที่เกิดจากความต้องการจากผู้ใช้นั้นจะช่วยให้การพัฒนาดำเนินไปได้อย่างรวดเร็ว และสามารถทำซ้ำหรือปรับแต่งในส่วนของรายละเอียดจนผู้ใช้ให้การยอมรับ รูปที่ 3.18 แสดงให้เห็นกระบวนการของการทำสร้างต้นแบบของ Iterative และ Interactive ซึ่งได้รวม 2 ขั้นตอนของวงจรการพัฒนาระบบแบบเดิม และรูปที่ 3.19 แสดงให้เห็นโครงสร้างของการทำต้นแบบซึ่งปกติขึ้นอยู่กับกระบวนการพัฒนาระบบสำหรับการใช้งานด้านธุรกิจ ทีมงาน ผู้ใช้และนักพัฒนาระบบสารสนเทศจัดตั้งทีมเพื่อพัฒนาระบบงานด้านธุรกิจ แผนงาน ทำการออกแบบแผนงานสร้างต้นแบบ ต้นแบบ แผนงานได้ถูกถ่ายโอนมาสู่การสร้างต้นแบบที่ทำให้ใช้งานง่ายๆ ด้วยวิธีใช้เม๊าส์ชี้และคลิก (Point-and-click) โดยใช้เครื่องมือในการสร้างต้นแบบ (Prototypeing Tools) การแสดงผลงาน แสดงหน้าจอและลิงค์ที่ใช้งานประจำ (Routine Linkages) ให้กับผู้ใช้ ผลสะท้อนกลับ ต้นแบบจะถูกทำซ้ำ หลังจากที่ทีมงานได้รับผลสะท้อนกลับ (Feedback) จากผู้ใช้ การทำซ้ำ ทำการนำเสนอผลงานและทำซ้ำ ( เพื่อปรับปรุงแก้ไข) การให้คำปรึกษา ทำการปรึกษากับนักพัฒนาและที่ปรึกษาด้าน IT ของส่วนกลาง เพื่อกำหนดการปรับปรุงที่มีประสิทธิภาพและเป็นไปตามมาตรฐานขององค์กร เสร็จสมบูรณ์ ต้นแบบ (Prototype) ได้ถูกถ่ายโอนไปสู่ระบบงานที่ทำสำเร็จแล้วอย่างสมบูรณ์ (Finished Application) การยอมรับ ผู้ใช้ตรวจสอบและลงนามรับรองระบบใหม่ การติดตั้ง โปรแกรมประยุกต์ (Application Software) ใหม่ได้ถูกติดตั้งบนแม่ข่ายของเครือข่าย รูปที่ 3.19 ตัวอย่างของกระบวนการพัฒนาระบบที่อยู่บนฐานของการสร้างต้นแบบ การใช้งานระบบสารสนเทศใหม่ (Implementation a New Information System) เมื่อระบบสารสนเทศใหม่ได้ถูกออกแบบแล้วก็จะนำไปใช้งานจริง รูปที่ 3.20 แสดงให้เห็นขั้นตอนการนำระบบใหม่ไปใช้ (System Implementation) เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ การพัฒนาซอฟต์แวร์ การทดสอบโปรแกรมและขั้นตอนการทำงาน การพัฒนางานเอกสาร และอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการติดตั้ง รวมถึงการให้ความรู้และฝึกอบรมแก่ผู้ใช้และผู้เชี่ยวชาญที่จะใช้ระบบใหม่นั้นต่อไป รูปที่ 3.20 ภาพรวมของกระบวนการระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาใหม่ไปสู่ระบบการปฏิบัติงานประจำของผู้ใช้ ้ ขั้นสุดท้ายในการนำระบบไปใช้จะมีส่วนเกี่ยวข้องกับกระบวนการถ่ายโอน (Conversion Process) จากระบบเดิมไปสู่ระบบงานใหม่ วิธีการถ่ายโอนข้อมูลนั้นจะได้รับผลกระทบ ดังนั้น การถ่ายโอนอาจใช้ระบบใหม่และเก่าควบคู่กันไปพร้อมๆ กันหรือคู่ขนาน (Parallel) ในช่วงระยะทดลอง หรือการใช้ระบบใหม่นำร่อง (Pilot) ในหน่วยงานหรือสาขาใดสาขาหนึ่งก่อนในช่วงระยะทดลอง การนำมาใช้ทีละขั้นตอน (Phasing) ในส่วนระบบงานตัวใดตัวหนึ่งหรือสาขาใดสาขาหนึ่งเป็นวิธีการถ่ายโอนระบบที่ได้รับความนิยมมาก อย่างไรก็ตาม การรีบนำไปใช้ (Plunge) หรือการเลิกใช้อย่างทันทีทันใด (Immediate Cutover) ไปสู่การใช้ระบบใหม่ก็เป็นวิธีที่นิยมใช้กันอย่างแพร่หลาย ตอนนี้คุณควรจะตระหนักได้ว่าการนำไปใช้สามารถเป็นกระบวนการที่ลำบากและใช้เวลา รูปที่ 3.21 แสดงให้เห็นตัวอย่างของกิจกรรมที่ร้าน Auto Shack อาจจะใช้ในการนำระบบจุดขาย (Point-of-Sale) ใหม่ไปใช้ ประเมินและจัดซื้อฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ใหม่ ฮาร์ดแวร์ประกอบไปด้วยระบบคอมพิวเตอร์สำหรับจุดขาย (POS Terminal) และความสะดวกด้านกระบวนการด้านโทรคมนาคมและเครือข่าย ซอฟต์แวร์ประกอบด้วยโปรแกรมการจัดการด้านเครือข่ายและโปรแกรมการประมวลผลรายการขาย (POS Transaction Processing Package) พัฒนาโปรแกรมคอมพิวเตอร์ หรือทำการดัดแปลงซอฟต์แวร์สำเร็จ (Software Package) ที่จัดซื้อมา เตรียมคู่มือในการอบรมและเอกสารที่จะช่วยให้ผู้จัดการและพนักงานขายเกิดความเข้าใจในการใช้งานระบบ POS ใหม่ ให้ความรู้และอบรม ผู้จัดการ พนักงานขาย และบุคลากรด้านระบบสารสนเทศ เพื่อการจัดการระบบใหม่ ทดสอบระบบและทำให้เกิดความถูกต้องในการใช้งาน ถ่ายโอนข้อมูลสู่ระบบใหม่ โดยทำทีละส่วนจากร้านหนึ่งไปสู่อีกร้านหนึ่ง ( Store-by-store) ใช้วิธีให้มีร้านนำร่อง (Pilot Installation) ในการถ่ายโอนข้อมูลเข้าสู่ระบบใหม่เพื่อจะได้ช่วยในการทดสอบและฝึกอบรม จัดการตรวจสอบหลังการใช้ระบบใหม่ 30 วันหลังจากแต่ละร้านได้ทำการถ่ายโอนข้อมูลเข้าสู่ระบบใหม่เสร็จ เพื่อหาข้อสรุปว่าระบบ POS ได้รับผลประโยชน์ตามที่คาดหวังไว้หรือไม่ รูปที่ 3.21 ตัวอย่างของกิจกรรมการนำระบบ POS ไปใช้จริงในร้าน Auto Shack การบำรุงรักษาระบบสารสนเทศ (Maintenance of Information Systems) การบำรุงรักษาระบบ (Systems Maintenance) เป็นขั้นตอนสุดท้ายของวงจรการพัฒนาระบบ เรื่องนี้เกี่ยวข้องกับการสำรวจ (Monitoring) ประเมิน (Evaluation) และปรับเปลี่ยน (Modify) ระบบ เพื่อให้เป็นตามที่ต้องการหรือที่จำเป็น รวมไปถึงกระบวนการทบทวนผลหลังการนำระบบไปใช้งาน (Postimplementation Review) เพื่อเป็นการรับประกันได้ว่าระบบใหม่ที่ได้นำไปใช้นั้นตรงกับความต้องการใช้งานของธุรกิจที่ได้ตั้งไว้ตั้งแต่ตอนออกแบบ การแก้ไขข้อผิดพลาดจากขั้นตอนการพัฒนาระบบ รวมถึงการดัดแปลงระบบเพื่อให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงภายในบริษัทเอง หรือความเปลี่ยนแปลงอันเกิดจากสิ่งแวดล้อมภายนอกบริษัท เช่น การพัฒนาผลิตภัณฑ์หรือบริการใหม่ หรือการเปลี่ยนแปลงด้านกฎหมายภาษีอากร คอมพิวเตอร์ช่วยงานด้านวิศวกรรมระบบ (Computer-Aided Systems Engineering : CASE) คอมพิวเตอร์ช่วยงานด้านวิศวกรรมระบบ หรือคอมพิวเตอร์ช่วยงานด้านวิศวกรรมซอฟต์แวร์ (Computer-Aided Software Engineering) ที่เกี่ยวข้องกับการใช้ซอฟต์แวร์สำเร็จที่เรียกว่า เคสทูล (CASE Tools) เพื่อจัดการกับงานของวงจรการพัฒนาระบบ เช่น การวางแผนธุรกิจ การจัดการโครงการส่วนติดต่อกับผู้ใช้ ต้นแบบ การออกแบบฐานข้อมูล และการพัฒนาซอฟต์แวร์ ดังรูปที่ 3.22 การใช้เคสทูล (Using CASE Tools) จากรูปที่ 3.22 แสดงให้เห็นความสำคัญของเคสทูลที่เป็นเครื่องมือช่วยในงานส่วนหน้า (Front End) ของวงจรการพัฒนาระบบ ( การวางแผน การวิเคราะห์ และการออกแบบ) และงานส่วนหลัง (Back End) ของการพัฒนาระบบ ( การนำไปใช้งานและการบำรุงรักษา) ปัจจุบันพบว่า Integrated CASE Tools ( ที่เรียกกันว่า I-CASE) สามารถใช้ช่วยการพัฒนาระบบทุกส่วนของเคสทูล ช่วยสนับสนุน Joint Application Design (JAD) ซึ่งกลุ่มของนักวิเคราะห์ระบบ โปรแกรมเมอร์ และผู้ใช้ สามารถใช้งานร่วมกันในการออกแบบระบบงานใหม่ได้อย่างดี รูปที่ 3.22 องค์ประกอบของ CASE นี่เป็นตัวอย่างของเครื่องมือด้านซอฟต์แวร์ ที่หลากหลายและการผสมผสานผลงานของ CASE รูปที่ 3.23 แสดงภาพการใช้เคสทูลเป็นเครื่องมือช่วยในการวิเคราะห์และการออกแบบ การพัฒนาผู้ใช้ (End User Development) คุณและผู้ใช้อื่นๆ สามารถสร้างแนวทางใหม่หรือปรับปรุงระบบงานเดิมโดยปราศจากความช่วยเหลือของผู้เชี่ยวชาญด้านระบบสารสนเทศได้ โดยใช้ซอฟต์แวร์สำเร็จสำหรับผู้ใช้เพื่อพัฒนาแนวทางการแก้ไขปัญหาระบบคอมพิวเตอร์ได้เอง เช่น การใช้โปรแกรมตารางทำการอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Spreadsheet Package) เป็นเครื่องมือในการพัฒนาแนวทางการวิเคราะห์ผลลัพธ์ของยอดขายรายสัปดาห์ หรือใช้โปรแกรมการจัดการฐานข้อมูล (Database Management Package) เพื่อออกแบบการแสดงผลการนำข้อมูลเข้าเพื่อให้เสมียนด้านการขายใส่ข้อมูลด้านการขาย หรือเพื่อพัฒนารายงานการวิเคราะห์การขายรายเดือนที่ทางผู้จัดการฝ่ายขายประจำเขตต้องการ การเน้นเรื่องภารกิจระบบสารสนเทศ (Focus on IS Activities) การพัฒนาผู้ใช้ควรจะมุ่งเน้นเรื่องพื้นฐานของระบบสารสนเทศ : การนำเข้า การประมวลผล ผลลัพธ์ การจัดเก็บ และการควบคุม รูปที่ 3.24 แสดงให้เห็นภาพองค์ประกอบของระบบนี้ ในการวิเคราะห์ระบบงานที่มีประสิทธิภาพนั้น ควรพิจารณาจุดแรกที่ผลลัพธ์ (Output) ที่ได้จากระบบงาน สารสนเทศอะไรที่จะต้องการและอยู่ในรูปแบบใด จุดต่อไปดูที่การรับเข้าข้อมูล (Input Data) สามารถนำมาใช้ได้หรือไม่ จะได้จากแหล่งไหน อยู่ในรูปแบบใด จากนั้นก็ควรตรวจความต้องการในด้านการประมวลผล กระบวนการแปลงจากการนำเข้าไปสู่ผลลัพธ์ที่ต้องการ หากการแสดงผลที่ต้องการไม่สามารถทำได้จากข้อมูลที่มีอยู่ในระบบขณะนี้ คุณจะต้องกำหนดการป้อนข้อมูลใหม่เพื่อที่จะได้ผลลัพธ์ตามที่คุณต้องการ หรือหาแหล่งข้อมูลนำเข้าเพิ่มเติม รวมทั้งการจัดเก็บข้อมูลที่มาจากแหล่งภายนอกไว้ในฐานข้อมูล การวัดการควบคุมเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับผู้ใช้ระบบงาน ซึ่งขึ้นอยู่กับขอบเขตและช่วงเวลาของระบบงาน จำนวน ธรรมชาติของผู้ใช้ระบบงาน และธรรมชาติของข้อมูลที่เกี่ยวข้อง มาตรการในการควบคุมจำเป็นสำหรับการป้องกันอุบัติเหตุที่อาจทำให้เกิดการสูญเสียหรือความเสียหายกับแฟ้มข้อมูลของผู้ใช้ การป้องกันพื้นฐานคือการทำข้อมูลสำรอง (Backup Copies) ของแฟ้มระบบงานอย่างเป็นระบบ และอย่างสม่ำเสมอ รูปที่ 3.24 การพัฒนาผู้ใช้ควรจะเน้นเรื่ององค์ประกอบการประมวลผลขั้นพื้นฐานของระบบสารสนเทศ แหล่งที่มา... http://www2.cvc.ac.th/trsai/it/learning1/chapter3.htm 2.คุณเห็นด้วยหรือไม่กับแนวทางที่บริษัทใช้ในการแก้ปัญหา ทำไมจึงเห็นด้วยและทำไมจึงไม่เห็นด้วย ตอบ เห็นด้วย เพราะ แสดงถึงการปฏิวัติการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในวงการธุรกิจ จากการคิดค้นของบริษัทวิจัยการตลาดของ NFO โดยใช้เครื่องมืออำนวยความสะดวกในการสนทนาบนอินเทอร์เน็ตของ TalkCity ซึ่งจะเห็นได้ว่า เทคโนโลยีสารสนเทศช่วยในการทำงานของกลุ่มเป้าหมายออนไลน์ ช่วยในการพัฒนาสินค้า ช่วยสนับสนุนด้านลูกค้าหรืองานอื่นๆ ระบบสารสนเทศบนอินเทอร์เน็ตจึงเป็นสิ่งจำเป็นในชีวิตประจำวันและเพิ่มบทบาทในธุรกิจ เทคโนโลยีสารสนเทศสามารถช่วยให้ธุรกิจทุกประเภทปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผลในขั้นตอนการทำงานของธุรกิจให้ดียิ่งขึ้น ทั้งการจัดการด้านการตัดสินใจ และการร่วมมือในการทำงานเป็นกลุ่มให้เกิดความแข็งแกร่งในการต่อสู้ในเชิงธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว เทคโนโลยีสารสนเทศบนอินเทอร์เน็ตและระบบสารสนเทศจะกลายเป็นส่วนสำคัญของความสำเร็จภายใต้สิ่งแวดล้อมทางธุรกิจที่มีการเคลื่อนไหวอยู่ตลอดเวลา 3.อะไรอีกที่คุณอยากแนะนำให้คามิลอททำเพื่อปรับปรุงสถานการณ์ทางธุรกิจของบริษัท แล้วจะใช้เทคโนโลยีสารสนเทศช่วยได้อย่างไร ตอบ ไม่มีคำแนะนำ 4.อะไรคือขั้นตอนแนวคิดเชิงระบบในการพัฒนากระบวนการจัดทำเว็บไซท์ของบริษัท Millipore ตอบ บริษัทใช้เวลาไม่กี่เดือนในการจัดทำระบบการสั่งซื้อบนเว็บไซท์ โดยเชื่อมระหว่าง Web Server กับฐานข้อมูล Oracle ซึ่งผู้ใช้สามารถตรวจสอบได้ว่า สินค้าที่สั่งซื้อนั้นได้จัดส่งแล้ว หรือกำลังอยู่ระหว่างการดำเนินงานในการขนส่ง 5. ทำไมการสำรวจลูกค้าบนเว็บแบบออนไลน์ จึงไม่สามารถวัดความต้องการของลูกค้าเท่าที่ควร ตอบ  เราสามารถทำการวิเคราะห์ข้อมูลของลูกค้าที่เข้ามาใช้ โดยเหมือนกับการมองข้ามไหล่ของใช้และมองดูที่จอภาพ เราไม่สามารถเห็นได้ว่าเขายิ้มหรือรู้สึกอย่างไร เพียงแต่เรารู้แค่ว่าเขากำลังทำอะไรอยู่ 6. คุณเห็นด้วยกับการแก้ไขปัญหาของ Millipore เพื่อพัฒนาเว็บไซท์สำหรับลูกค้า ทำไมเห็นด้วยหรือไม่เห็นด้วย ตอบ เห็นด้วย การสร้างหน้าเว็บที่มีหมายเลขรหัสสินค้าโดยไม่ต้องให้มีช่องว่าง  ( ระหว่างตัวเลขแต่ละชุด ) ก็เป็นการแก้ไขปัญหาให้กับผู้ใช้ได้ แหล่งที่...http://may171040.blogspot.com/2018/08/3.html